介護施設総合
管理システム

介護現場の声を聞き、現場の負担を大幅改善!総合的な管理システム 介護現場の声を聞き、現場の負担を大幅改善!総合的な管理システム

スタッフのシフト管理、入居者に関するすべてを
集約した介護施設向け管理システム

スタッフのシフト管理、入居者に関するすべてを集約した介護施設向け管理システム

夢(お客様の要望)
  • 介護施設の業務をシステム化したい
  • スタッフのシフトを簡単に管理したい
  • 利用者のおこづかいを管理したい
  • 入居者の日誌をシステム化したい
実現できること

入居者の日誌を簡単入力
誰でもいつでも入力確認できます

毎日必須な利用者さんごとの日報、日誌作成。
フォーマットに合わせて簡単入力が実現しました。一覧で見ることができるので引き継ぎもスムーズに、ご家族への報告もデータを引用できます。
申し送りや連絡事項もすべてシステム上で管理できます。

どなたにも使いやすいWebサービスに感覚的な仕様

スタッフのシフトを一元管理
リーダーさんの業務大幅改善!

事務業務に時間を取られて通常業務にまで影響が・・・といった問題もこのシステムを導入することで一気に解決します。
スタッフの勤退管理、日勤・夜勤などのシフト管理が簡単に!
職員の情報も一括で管理できて便利です。

ご家族への自費分の請求書発行も
簡単!管理!

おやつ、おむつなど、通所・入所の介護施設で、利用者が使う自費部分の管理をおこないます。
家族が利用者のために施設に預ける「おこづかい」の管理や、使用した自費の管理をおこない、家族への請求書発行などができます。

入居者と入居者が利用した自費分の管理をシステム化することでスタッフの残業を大幅削減!
当施設の煩雑な作業をまとめられたので、ミスもなくなり、円滑な施設の運用が実現しました。

CLIENT INTERVIEW

U:インタビュアー T:クライアント様(介護施設総合管理システム利用者様)

T:システムを導入して、最も変わった部分はどこですか?

U:システムを導入する前は、入居者の管理はエクセルで行っていました。
縦軸に入居者を並べて、横軸に日付を並べ、この日に食事をしたとか、おむつを出したとか、膨大な表を作って管理していました。
この表は1か月ごとで管理していますが、入居者全員をその表に当てはめて入力していくので、そのうちに誰の行なのか何日なのか分からなくなり、定規などでマス目 を確認しながら入力していました。
入力内容も複雑になっていき、時間と労力だけが増える一方でした。
その表を使って、利用者の1か月分の請求書を作るわけですから、合っているかどうかも怪しく思えるほどでした。

それらの作業が利用者ごとに何日に何をしたという入力を数クリックで入力するだけでできてしまうので、時間の短縮は相当のものでした。
保険の有効期限などを入れておけばシステムが期限間近になったら教えてくれたり、介護度を設定しておけばそれに伴った単位を算定してくれたりと、わずらわ しい確認作業が大幅になくなりました!

T:導入前までの運用の確認作業はどうされていましたか?

U:基本が紙や口頭で行われるものだったので、どうしてもミスが出やすかったです。
例えば、家族から問い合わせの電話などがあった際にメモ書きなどを残すのも、システムに入れておけば権限を持ったスタッフなら誰でもいつでも確認できます。
連絡を受けたスタッフが翌日休みだったりすると、そのメモがどこかへいってしまうこともありましたので申し送りノートみたいなもので管理しいていましたが、
読みにくい文字だったり、誰宛なのかわからなかったりトラブルもありました。
そういった確認事項についても、統一した形で入力できたりシステム側から教えてくれたりするので、かなり助かっています。

T:請求書の作成はいかがですか?

U:おむつやお小遣いの管理など、複雑な部分が簡単に管理できるため、時間がかかっていた請求書の作成もあっという間にできます。
領収書も簡単に出せますし、帳票関連で苦労することがなくなりました。

T:このシステムについて要望はありますか?

U:現状でかなり満足していますが、ここまでできると他にも色々な機能を付けたくなります。
特に厚労省などに提出しないとけいない報告書などが簡単に作れたり、必要な集計が出たりするといいですね。

施設の運用をスムーズにする。
そのために必要なことを洗い出しました。

ENGINEER’S MESSAGE

依頼を受けた際にまず考えたことは、システムを導入することで「施設の運用をいかに効率のよいものにできるか」ということです。

それにはスタッフの作業時間の削減、人的ミスの削減、請求の流れをスムーズにするなどいろいろな側面から運用面を改善できるようなシステムを作る必要があると考えました。

医療や介護の現場に詳しいスタッフやクライアントと何度も打ち合わせを行い、システム自体も何度も作り変えを行いました。

結果的に現場の声を色濃く反映した多機能を持つ総合支援システムという形になり、ご満足いただけたと思います。

CREDITS

  • Client:認知症対応型共同生活介護施設グループホームT様
  • Scope:入居者管理・介護日誌管理・利用者負担分請求管理・スタッフのシフト管理

医療系・介護系のお問い合わせ窓口 0584-77-0512担当:彩楽(さいらく)